Utiliser un container de stockage pour Archives: Comment ça marche ?

Archives à stocker dans container maritime

Construire et entretenir un dépôt avec des conditions environnementales appropriées pour la conservation des archives à long terme peut être un processus coûteux, en particulier dans les pays à climat tropical. En effet, il peut s’agir d’un processus qui dépasse les moyens financiers de certains pays. Cet article décrit le processus d’utilisation des conteneurs de stockage comme alternatives peu coûteuses aux bâtiments permanents plus coûteux. Les conteneurs de stockage sont facilement disponibles dans la plupart des pays et peuvent être acquis, installés et entretenus à un prix relativement bas.

Quel que soit le type d’installation utilisé, il doit protéger les dossiers qui y sont stockés de la poussière et d’autres contaminants. De plus, les dépôts en milieu tropical doivent également protéger les enregistrements contre les effets de:

  • niveaux élevés de température et d’humidité relative;
  • air marin salé;
  • des niveaux élevés de précipitations;
  • cyclones (ouragans ou typhons), tempêtes et coups de foudre; et
  • infestations de ravageurs.

Choisir et acheter le container pour le stockage d'archives

Lorsqu’un conteneur de stockage est évalué pour l’achat, il doit être inspecté minutieusement pour s’assurer qu’il est en bon état. Il ne devrait y avoir ni rouille, ni interstice ni fuite. Les portes doivent être vérifiées pour s’assurer qu’elles se déplacent librement et forment un joint raisonnablement étanche lorsque fermé. Le conteneur maritime de stockage doit maintenir un environnement interne étanche pour assurer des conditions stables et pour se protéger contre l’intrusion de pluie, de saleté et de poussière, d’insectes et d’autres ravageurs.

Il est facile de dire si le conteneur présente des fuites par la quantité de lumière du jour qui pénètre dans le conteneur lorsque ses portes sont fermées. Bien entendu, il est préférable que l’inspection soit effectuée par une journée ensoleillée.

Outre le coût d’achat, il y aura également des dépenses associées au transport du conteneur vers son nouvel emplacement et à sa mise en place.

Quelle capacité de stockage pour les archives ?

Le conteneur standard de 20 pieds a une capacité de stockage interne de 29,50 mètres cubes. Ce qui sera réalisé en termes de stockage linéaire dépend de l’efficacité avec laquelle les boîtes sont disposées. Un équilibre devra être trouvé entre la capacité de stockage maximale des archives, la facilité d’accès et de récupération et une bonne ventilation.

On suppose que les boîtes utilisées seront conformes aux dimensions d’une boîte standard de type 1 des Archives nationales (à savoir 390 mm x 260 mm x 180 mm).

Les boîtes doivent idéalement être placées sur des étagères ou des rayonnages et non simplement empilées les unes sur les autres. S’il est possible de les empiler sept ou huit de hauteur, il y a toujours le risque que les couches inférieures soient écrasées sous le poids. Si cette méthode doit être adoptée, des couches épaisses de carton sur chaque niveau doivent être utilisées afin de répartir le poids.

L’avantage de ne pas utiliser de rayonnage signifie qu’un plus grand nombre de boîtes peuvent être stockées à moindre coût. L’inconvénient est que si l’accès est requis à une boîte particulière (par exemple, la boîte au niveau inférieur) l’installation devra être démontée pour accéder à cette boîte.

Etagères dans conteneur

Contrôler les infestations de ravageurs pour protéger les archives

Au fur et à mesure que les boîtes sont introduites dans le conteneur, elles doivent être inspectées pour s’assurer qu’il n’y a aucun signe d’humidité, de moisissure ou d’infestations de ravageurs. Sinon, un problème pourrait facilement être importé.

Une fois établies, des boîtes de cristaux absorbant l’humidité tels que Damp Rid ou Closet Camel doivent être placées à l’intérieur du contenant pour aider à contrôler l’excès d’humidité. Les appâts et les pièges à gaffe devraient également être inclus pour les insectes et autres ravageurs. Ces éléments doivent être vérifiés régulièrement et remplacés si nécessaire.

Contrôler les conditions environnementales pour maintenir les archives à la bonne température

Le plus gros problème environnemental pour un stockage des archives sous les tropiques est la moisissure, dont la croissance est favorisée par les niveaux élevés d’humidité. Des températures raisonnables peuvent être maintenues dans un conteneur s’il est protégé de la lumière directe du soleil et s’il y a une bonne circulation d’air autour et à travers lui à l’aide de ventilateurs.

Un contenant réfrigéré mécaniquement (climatisé) maintiendra la température plus basse et réduira les niveaux d’humidité. Cependant, une telle unité est plus chère à l’achat et à l’exploitation que les unités non climatisées. Un autre effet secondaire négatif est que la condensation peut se produire lorsque l’air chaud et humide provenant de l’extérieur du récipient entre en contact avec les surfaces métalliques internes refroidies.

La réfrigération mécanique consomme d’importants niveaux d’électricité. Cela peut entraîner des chutes de tension inacceptables sur les lignes d’alimentation électrique qui ne sont pas suffisamment dimensionnées pour cela.

Les déshumidificateurs portables peuvent aider à contrôler les niveaux d’humidité. Ils nécessitent moins d’énergie pour fonctionner que les unités réfrigérées mécaniquement, mais il est nécessaire de vider leurs réservoirs de condensat à intervalles réguliers.

Surveiller les conditions environnementales

Les conditions environnementales à l’intérieur du conteneur doivent être surveillées régulièrement. Cela peut être fait de plusieurs manières.

Des enregistreurs de données électroniques portables peuvent être utilisés. Un ou deux seulement seraient nécessaires. Ils sont alimentés par une batterie au lithium et peuvent surveiller les conditions sans interruption pendant plus d’un an. Les résultats peuvent ensuite être téléchargés sur un système informatique.

Des thermo-hygrographes de style plus ancien peuvent également être utilisés, mais ils doivent être surveillés de plus près, avec des lectures notées et le papier millimétré remplacé.

Prévention d'incendies

Comme indiqué précédemment, le site doit être maintenu à l’écart de la végétation et des feuilles (comme indiqué précédemment), tout comme la structure du toit. 

Si l’alimentation en eau du réseau est disponible, un point de tuyau et un tuyau peuvent être fournis. Des extincteurs à eau pressurisée à la main devraient également être fournis.

Vous avez un projet d’archivages ? Contactez-nous et nous vous aiderons dans la réalisation de votre plan.

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